Progetti critici: la risposta è il Project Management

Il tuo progetto ha i giorni contati? Il tuo progetto è “critico”? Il Project Management ti sarà di aiuto, vediamo il perchè? …Ci sono un sacco di cose da fare, sviluppare, testare, costruire…e la data della fiera alla quale non puoi mancare non si può spostare…che fare?

La risposta che tipicamente diamo è gettare il cuore oltre l’ostacolo; partiamo a lavorare a testa bassa iniziando a produrre qualcosa, qualunque cosa, pur di vedere che ci stiamo muovendo. Coinvolgiamo tutte le risorse disponibili in azienda e non, amici e parenti se servono, e così iniziamo a vedere qualcosa che procede. Ma la domanda che non ci facciamo è se stiamo procedendo sulla strada giusta, se stiamo percorrendo la strada migliore, quella che ci consente di arrivare a destinazione per il percorso più breve o più sicuro. Spesso, infatti, proprio nelle situazioni di forte stress e pressione per il risultato, è molto più produttivo evitare di farsi prendere dal panico, o dall’entusiasmo che a volte è anche peggio, e riflettere su alcune semplici questioni:

• il progetto/prodotto che voglio realizzare è quello giusto?
• quali sono le caratteristiche essenziali e quali, invece, rimandabili?
• quali sono i principali fattori tecnologici da prendere in considerazione

Tutto questo ci fa mettere a punto la nostra idea, ci permette di definire e rifinire il progetto.

Chiarite le idee nel dettaglio possiamo pensare alla sua realizzazione:

• Quali e quante cose devo sviluppare e qual è il rischio per ciascuna di esse?
• Chi possiede le competenze per realizzarle?
• Qual è il modo più efficace per arrivare a tagliare il traguardo?
• Quali cose possono andare storte e cosa fare nel caso questo avvenga?

I Problemi di un Project Manager: Come Organizzare un Project Management?

Tipicamente, in sostanza, ci stiamo facendo le domande che ci farebbe e si farebbe un project manager. Peccato però che non lo abbiamo previsto nel nostro progetto perché andiamo di fretta; non abbiamo tempo per star lì a guardare dei Gantt; non abbiamo voglia di avere intorno uno che “non produce” risultati di progetto.

Insomma, c’è bisogno di gente che lavora e non di un altro manager!

Non sono forse queste le critiche principali che si riservano ad un project manager?

Il nostro punto di vista e la nostra esperienza ci portano, invece, a sostenere che proprio quando parliamo di progettazione elettronica o meccanica o sviluppo software ed i tempi sono stretti e le cose da fare sono molte un project management efficace trova la sua massima utilità.

Cosa si Intende per Project Management?

In breve, il project management è definibile come l’arte di gestire uno o più progetti. Il dizionario, in via generale, definisce il Project Management come: “La gestione del progetto che implica la pianificazione e l’organizzazione del lavoro richiesto per il progetto, inclusa la determinazione della quantità di risorse (denaro), tempo e personale necessari. Di solito il responsabile del progetto (il Project Manager) è responsabile di tutto questo. Di solito, il lavoro di questo professionista è combinare la strategia (piano) con l’operazione (esecuzione) per eseguire correttamente il progetto. Innanzitutto, è necessario pianificare lo stato di avanzamento del progetto e lavorare con le parti interessate (clienti, Stakeholder ecc…) per determinare gli obiettivi strategici. Quindi: eseguire il piano e gestire le risorse (materiali, personale, ecc.) ed i vincoli temporali ed economici come contesto, tempi e costo, lungo il percorso di sviluppo e implementazione”.

Attività di Project Management e Milestone in Project Management

Queste attività sono quelle che consentiranno ad una buona idea di diventare un buon prodotto in tempi stretti:

• selezione degli obiettivi
• verifica che nel team ci siano tutte le competenze necessarie
• individuazione dell’ordine più efficace con il quale sviluppare i singoli task
• comprensione di cosa si può fare in parallelo e cosa dev’essere invece serializzato
• preparazione di vie alternative nel caso si presentino dei problemi

Nei nostri progetti precedenti, dove le sfide hanno riguardato non solo i tempi stretti, ma anche incognite tecnologiche importanti che avrebbero potuto vanificare ogni sforzo, la risposta che abbiamo dato è stata metodo e pianificazione. Più le sfide erano grandi e più grande è stato le sforzo nel pianificare ogni dettaglio; più i tempi erano stretti e più tempo abbiamo dedicato alla costruzione del piano.

Come Organizzare un Project Management e l’utilità di un software di Project Management

Se ci troviamo davanti ad un progetto critico e molto complesso, il Project Manager può sicuramente trarre aiuto nella sua attività quotidiana da un Software di project Management. Gli strumenti di gestione dei progetti, infatti, possono aiutare a centralizzare le informazioni, tenere traccia delle attività pianificate, comprendere il carico di lavoro e apportare modifiche senza perdere di vista il focus del progetto e dati importanti.

Un piano di lavoro fluido e ben studiato è la migliore opportunità che abbiamo per completare un progetto critico.

Infine, realizzato un buon piano di lavoro, è necessario seguirlo. Infatti, uno dei punti più critici nell’esecuzione di un progetto, è quello di perdere di vista la pianificazione fatta. Man mano che ci si avvicina alla scadenza pensare di poter derogare. Non è così. Il piano di lavoro approvato è lì per ricordarci che c’è un razionale in tutte le azioni che abbiamo messo in fila e ci deve richiamare in ogni momento in cui la sfera emozionale prende il sopravvento.